営業時間外の問い合わせを取りこぼさない方法｜AI対応が本当に効くのは3種類のうち1つだけ

閉店後や施術中に届いたLINEやDMに、その場では返せない。翌朝返そうとしたら、お客さんはもう別の店で予約していた。

そんな取りこぼしを減らしたくて「AIで24時間対応」を調べてみたものの、出てくるのは月額の有料ツールばかり、と感じている方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、夜に届く問い合わせは中身で3種類に分けられ、そのうち2つはAIを使わず無料の機能で片付きます。AIが本当に効くのは、残りの1つです。

管理人のNoahです。LINE公式アカウントやInstagramの自動応答、ChatGPTの使い方を、公式の情報と照らし合わせながら整理してきました。半分AIの目線から見ても、「全部AIに任せる」は小さなお店にとって遠回りになりがちです。

この記事では、3種類それぞれについて無料でどこまでできるかと、コピーして使える自動返信の文面・ChatGPTへの指示文をまとめました。今夜から、返せない時間の取りこぼしを減らせます。

夜に届く問い合わせは3種類に分けられる

営業時間外に届く問い合わせは、どれも同じに見えて、お客さんが求めているものが3種類に分かれます。

種類ごとに、夜のうちに片付くかどうかも、AIの出番があるかどうかも違います。まずは全体を表で見てください。

種類	お客さんが求めているもの	夜のうちに片付くか	使う手段	AIの出番	費用
①予約・空きの確認	予約が取れること	片付く	予約ページへ案内する	なし	無料
②よくある質問	決まった答え	片付く	自動応答で答える	基本はなし	無料（AIの自動応答は有料）
③個別の相談・変更	自分あての返事	片付かない	翌朝、人が返す	あり（返信の下書き）	無料

AIが本当に効くのは、3種類のうち③だけです。①と②は、すでに手元にあるツールの無料の機能で片付きます。

①予約・空きの確認

「明日の午後は空いていますか」「来週の土曜、2名で入れますか」といった問い合わせです。

お客さんが欲しいのは返事そのものではなく、予約が取れたという結果です。返事を待つあいだに、すぐ予約できる別の店を見つければ、そちらで予約してしまいます。

サロン・整体なら空き時間の確認、飲食店なら席の確認、教室なら体験レッスンの申し込みがこれにあたります。

②よくある質問

料金、営業時間、駐車場の有無、持ち物、支払い方法など、誰に聞かれても答えが同じ質問です。

答えが決まっているので、人が返す必要はありません。あらかじめ登録しておけば、夜中でもすぐに答えを返せます。

③個別の相談・変更

「肌が弱いのですが、このメニューは受けられますか」「アレルギーがあるのですが、対応できますか」「前回の仕上がりが気になっていて……」のように、その人の事情に合わせて答える必要がある問い合わせです。

決まった答えがないので、自動では返せません。翌朝、人が返すことになります。

ただし、返信の文章づくりはChatGPTに下書きさせることで軽くできます。この記事でAIを使うのはここです。

なお、予約の日時変更やキャンセルは、予約ページで受け付けられるなら①として扱えます。

①予約は、予約ページで夜のうちに完結してもらう

予約の問い合わせに、夜のうちに人が返す必要はありません。自動返信で予約ページのリンクを送り、お客さん自身に予約を済ませてもらいます。

こうしておくと、翌朝の「空き状況を調べて候補日を送り、返事を待つ」という往復がなくなります。夜の取りこぼしを防ぐのと同時に、翌朝いちばん時間を取られていた日程調整も減らせます。

ここではAIを使いません。自動返信の文面は短い定型文で十分だからです。

自動返信に予約ページのリンクを入れる

自動返信は、お客さんがよく使う窓口ごとに設定します。どれも追加の費用はかかりません。

窓口	設定する場所	営業時間外の返し方
LINE公式アカウント	管理画面の「設定」＞「応答設定」	応答時間（営業時間）を設定し、時間外は「応答メッセージ」で返す
Instagram	Meta Business Suiteの受信箱＞「自動化」	「退席中メッセージ」で、対応できない時間に自動で返す
電話	留守番電話の応答メッセージ	「ご予約はLINEかWebから24時間受け付けています」と録音し直す
メール・問い合わせフォーム	フォームの自動返信メール	送信直後の受付メールに予約ページのリンクを入れる

（出典：LINEヤフー for Business「応答設定マニュアル」／Meta Blueprint「Meta Business Suiteの受信箱を利用してメッセージを自動化する」）

電話は、留守番電話の案内を変えるだけでも効果があります。「改めておかけ直しください」で終わる留守電は、お客さんに次の行動を示していないため、そのまま他の店へ流れる原因になります。

予約ページがまだないなら、無料プランで作る

リンクを送る先の予約ページがなければ、この方法は使えません。

個人店向けの予約システムには、無料プランのまま予約ページを公開できるものがあります。Square 予約、STORES 予約、freee予約などです。

無料プランでできる範囲（予約ページの数、リマインドの有無、事前決済など）はサービスごとに違います。

LINE公式アカウントの中で予約まで受けたい場合は、LINEと連携できる予約の仕組みを使う方法もあります。

業種別：自動返信の文面例

自動返信の文面には、「受け付けたこと」「いつ返すか」「今すぐできること」の3つを入れます。3つ目が予約ページのリンクです。

サロン・整体の場合：

メッセージありがとうございます。
ただいま営業時間外（または施術中）のため、明日10時以降に順番にお返事します。

ご予約・空き状況の確認は、こちらから24時間いつでもできます。
（予約ページのURL）

小さな飲食店の場合：

メッセージありがとうございます。
本日の営業は終了しました。明日11時以降にお返事します。

席のご予約はこちらから24時間受け付けています。
（予約ページのURL）
当日のご来店については、営業時間中にお電話ください。

教室（体験レッスン）の場合：

お問い合わせありがとうございます。
担当者から明日中にお返事します。

体験レッスンの日程は、こちらから空いている枠を選んで申し込めます。
（予約ページのURL）

「いつ返すか」を書いておくと、お客さんは待つかどうかを自分で決められます。返事の時刻は、実際に守れる時刻を書きます。

②よくある質問は、無料の自動応答で答える

料金や駐車場のように答えが決まっている質問は、答えを登録しておけば、夜中でもその場で返せます。

AIの自動応答もありますが、多くの個人店では無料の機能で足ります。

無料の自動応答で答えられる範囲

LINE公式アカウントでは、次の3つを無料で組み合わせられます。

• あいさつメッセージ：友だち追加の直後に自動で送られます。営業時間・料金・予約ページをここで先に伝えておくと、同じ質問そのものが減ります
• キーワード応答：登録した言葉と完全に一致するメッセージに、決まった答えを返します
• リッチメニュー：トーク画面の下に出るボタンです。「料金」「アクセス」などのボタンにキーワード応答と同じ言葉を割り当てると、お客さんはボタンを押すだけで答えを受け取れます

Instagramでも、Meta Business Suiteの「自動化」から、「料金」「予約」など特定の内容に合わせた自動返信を無料で設定できます。

無料の自動応答の弱点は、言い回しが違うと反応しないことです。「駐車場はありますか」を登録していても、「車で行っても大丈夫ですか」には答えられません。

この弱点は、お客さんに自由に書いてもらうのではなく、ボタンを押してもらう形にするとほぼ避けられます。

（出典：LINEヤフー for Business「応答設定マニュアル」／Meta Blueprint「Meta Business Suiteの受信箱を利用してメッセージを自動化する」）

有料のAIチャットボットが要る店・要らない店

LINE公式アカウントには、生成AIが登録済みのQ&Aから答えを選んで返す「AIチャットボット（β）」があります。言い回しが違っても意味をくみ取って答えられるのが、キーワード応答との違いです。

お客さんへの自動応答には有料オプションの契約が必要ですが、その手前までは無料で使えます。

つまり、お金を払う前に、自分の店に来る質問にどこまで答えられるかを試せます。

（出典：LINEヤフー for Business「AIチャットボット(β)マニュアル」／LINEヤフー株式会社 プレスリリース（2025年11月13日））

払う価値があるかどうかは、次の表で見当をつけられます。

見るところ	無料の自動応答で足りる店	AIチャットボットを検討する店
質問の種類	10個前後で、ほぼ決まっている	メニューや施術の注意点が多く、登録しきれない
質問の書き方	リッチメニューのボタンで済む	お客さんが自由に文章で書いてくることが多い
夜に届く件数	1晩に数件	毎晩たまり、翌朝の返信が追いつかない
月3,000円の重さ	夜の取りこぼしが月1件あるかどうか	取りこぼしが月に何件も出ている

右の列に当てはまるものが多いなら、まず無料の範囲でQ&Aを作ってテストし、答えられる割合を確かめてから契約を考えれば無駄がありません。

質問への自動応答に加えて、予約の受付や来店後のお礼メッセージまでLINEでまとめて自動化したくなったら、LINE公式アカウントの機能を広げる拡張ツールを使う段階です。拡張ツール4つの比較で、店の規模に合うものを確かめられます。

③個別の相談は、翌朝ChatGPTでまとめて下書きする

①と②を仕組みに任せると、翌朝に残るのは「その人の事情に合わせて答える必要がある問い合わせ」だけになります。

ここは人が返すしかありません。ただ、1件ずつ文章を考えるところはChatGPTに下書きさせられます。夜のあいだにたまった分をまとめて貼り付け、下書きを一度に作るのが、この記事でAIを使ういちばんの場面です。

使うのは無料版のChatGPTで十分です。流れは次の3つで、このあと順に説明します。

1. 最初に1回だけ：店の情報をまとめた「店のカルテ」を作っておく
2. 毎朝：指示文・店のカルテ・夜に届いた問い合わせの3つをChatGPTに貼り付けて、下書きを作らせる
3. 送る前に：下書きを自分で確かめて直す

店のカルテを1回だけ作っておく

初めて使うとき、ChatGPTはあなたの店のことを知りません。料金も、できる施術も、断っていることも知らないまま返信を書くと、もっともらしいけれど事実と違う文章ができてしまいます。

無料版にも、過去の会話の内容を覚えておく「メモリ」の機能があります。ただ、何をどこまで覚えているかは会話の画面からは見えにくく、値上げ前の料金を覚えたままのこともあります。

返信の土台になる情報は、覚えてもらうより毎回貼るほうが確実です（出典：OpenAI ヘルプセンター「メモリ FAQ」）。

そこで、返信に必要な店の情報を1枚にまとめた「店のカルテ」を作り、スマホのメモアプリに保存しておきます。毎朝の下書きづくりで、指示文と一緒にChatGPTへ貼り付けるためのものです（貼り付け方は次の見出しで紹介します）。

【店のカルテ】
店名：
業種：
営業時間・定休日：
予約ページ：（URL）
メニューと料金：
・
・
できないこと・お断りしていること：
・
よくある相談とうちの答え方：
・
返信の口調：（例：ていねいだが堅すぎない。絵文字は使わない）
返信に書いてはいけないこと：（例：効果の約束、ほかのお客さんの話）

業種によって、厚く書いておくべき項目が変わります。

• サロン・整体：「できないこと」に、施術を断る条件（妊娠中、治療中の症状、肌の状態など）を書いておきます。ここが空だと、ChatGPTは「大丈夫です」と書きがちです
• 小さな飲食店：アレルギーへの対応範囲、貸切や持ち込みの可否、子ども連れの受け入れを書いておきます
• 教室：対象の年齢やレベル、体験から入会までの流れ、振替のルールを書いておきます

カルテは最初から完璧でなくてかまいません。下書きに間違いが出たら、その答えをカルテに書き足していくと、少しずつ手直しが減っていきます。

溜まった問い合わせを貼り付けて、下書きをまとめて作る

翌朝の手順は次の3つです。

1. LINEやInstagramで、夜のあいだに届いた③の問い合わせをメモアプリにコピーする。お客さんの名前は「Aさん」「Bさん」に置き換え、次の注意点に当たる部分を消す
2. ChatGPTを開き、下の指示文・店のカルテ・問い合わせを順に貼り付けて送る
3. 出てきた下書きを確かめて直し、それぞれの窓口から送る

お客さんの個人情報や、誰なのか推測できる情報は、ChatGPTに送らないでください。ここは例外を作らないことが大切です。

• 個人情報：名前、電話番号、メールアドレス、住所、LINEやInstagramのアカウント名
• 組み合わせると誰か分かる情報：「◯◯町の」「昨日17時に来た」「〇〇さんの紹介で」のような、住んでいる場所・来店日時・人間関係
• 踏み込んだ事情：病名や通院歴、体の状態の詳しい説明

消すのが面倒なときや、それでも気になるときは、メッセージをそのまま貼らず、要点だけを自分の言葉で書き直して渡します。「肌が弱い人から、カラーはできるかという質問」のように1行にまとめるだけで、下書きには十分です。

貼り付ける指示文は次のとおりです。

あなたは下の【店のカルテ】の店で、お客さんへの返信を担当しています。
【問い合わせ】に届いたメッセージそれぞれに、返信の下書きを作ってください。

条件：
・カルテに書いてあることだけを使って答える
・カルテに答えがないことは推測で書かず、「【要確認】〇〇」と印を付ける
・効果や結果を約束する言い方はしない
・予約につながる相談には、最後に予約ページのURLを添える
・1件ずつ「Aさんへ」「Bさんへ」と分けて書く

【店のカルテ】
（ここにカルテを貼る）

【問い合わせ】
Aさん：（メッセージ、または自分でまとめた要点）
Bさん：（メッセージ、または自分でまとめた要点）

スマホだけで完結します。ChatGPTのアプリを入れておけば、メモアプリからコピーして貼り付けるだけです。

たとえばサロンに次の2件が届いていた場合、下書きはこんな形で返ってくるイメージです。

【問い合わせ】
Aさん：肌が弱いのですが、カラーはできますか？
Bさん：土曜に子どもを連れて行ってもいいですか？

【下書き】
Aさんへ
お問い合わせありがとうございます。
肌が弱い方には、施術の前にパッチテストをおすすめしています。
【要確認】当日パッチテストをしてそのままカラーまでできるか
ご予約はこちらから：（予約ページのURL）

Bさんへ
お問い合わせありがとうございます。
【要確認】お子さま連れの受け入れと、待っていただく場所の有無

カルテに書いてあったこと（パッチテストをすすめている）はそのまま文章になり、書いていなかったこと（子ども連れの受け入れ）には印が付きます。

ポイントは「カルテに答えがないことは【要確認】と印を付ける」という条件です。これがないと、ChatGPTは分からないことも自然な文章で埋めてしまいます。

印が付いた箇所だけ自分で確かめれば済むので、全文を疑いながら読む必要がなくなります。Bさんの件のように答えが決まったら、カルテに書き足しておけば次からは印が付かなくなります。

下書きが長すぎるときは、同じ画面で「LINEで送るので、それぞれ3行以内に短くしてください」と続けて頼めば直ります。

送る前に自分で確かめる3つの点

下書きはあくまで下書きです。確かめずにそのまま送ると、店が約束していないことをお客さんに約束してしまうおそれがあります。

• 事実が合っているか：料金・空き状況・できる施術が、今の店の状況と合っているか。特に空き状況はChatGPTには分からないので、予約ページで確かめる
• 判断を代わりにしていないか：「その症状でも大丈夫です」「アレルギーがあっても問題ありません」のような、店として責任を持つ判断を下書きが勝手にしていないか。迷うものは「一度ご来店時に確認させてください」に変える
• 相手に合わせた一言があるか：常連さんへの返信が、初めての人と同じ文面になっていないか。名前や前回の話題を一言足すだけで、定型文らしさが消える

この3点は、自分で1件ずつ書いていたときにも気をつけていたはずのことです。文章を組み立てる手間をChatGPTに渡し、確かめる役目だけを自分に残す、という分け方です。

よくある疑問

Q. 夜のうちに返さないと失礼ですか？

夜中に返信を続ける必要はありません。自動返信で「受け付けたこと」と「いつ返すか」を伝えていれば、翌朝の返信で十分と考えてよいでしょう。

気をつけたいのは、返事が遅いことより、お客さんが待っているあいだに何もできない状態です。

問い合わせ経験のある10,400人への調査では、問い合わせを考えたのに実際にはしなかった経験がある人が43.7%にのぼりました。

その理由として「営業時間外だったので後回しにした」という声が挙げられています（出典：Tayori「カスタマーサポート・問い合わせ対応に関するアンケート」2025年）。後回しにされた問い合わせは、そのまま戻ってこないこともあります。

予約ページのリンクのように、その場で次の行動を取れる案内を自動返信に入れておくことが、失礼かどうかより大事です。

Q. お客さんのメッセージをChatGPTに貼っても大丈夫ですか？

そのまま貼るのは避けてください。名前・電話番号・住所など、その人が誰か分かる情報は必ず消し、気になるなら要点を自分の言葉で書き直して渡します（手順は「溜まった問い合わせを貼り付けて、下書きをまとめて作る」で紹介しました）。

返信の下書きを作るだけなら、これらはなくても困りません。

あわせて、ChatGPTの「設定」＞「データコントロール」にある「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにしておくと、入力した内容がモデルの学習に使われなくなります。無料版でも設定できます（出典：OpenAI ヘルプセンター「データコントロール」）。

病気や体調など踏み込んだ内容の相談は、ChatGPTに渡さず自分で返すほうが安心です。

Q. 3種類のどれから手を付ければいいですか？

迷ったら①の予約から始めるのがおすすめです。自動返信に予約ページのリンクを入れるだけなので設定が短く、夜の取りこぼしと翌朝の日程調整を同時に減らせます。

自分の店でどれが多いか分からないときは、1週間だけ、夜に届いた問い合わせを①②③に分けて数えてみてください。いちばん多い種類から手を付けると、効果を感じやすくなります。

数えた結果、③がほとんどない店なら、ChatGPTを使う場面はまだ来ていないということです。それも立派な答えです。

まとめ

営業時間外の問い合わせは、「AIに全部任せる」より、中身で3つに分けて、それぞれに合った手を打つほうが確実に取りこぼしを減らせます。

• ①予約・空きの確認：自動返信で予約ページへ案内し、夜のうちにお客さん自身に予約してもらう（無料・AIは不要）
• ②よくある質問：あいさつメッセージ・キーワード応答・リッチメニューで答える（無料）。有料のAIチャットボットは、無料でテストしてから考える
• ③個別の相談：翌朝、店のカルテと指示文を使ってChatGPTにまとめて下書きさせ、確かめてから送る（無料）

AIが出てくるのは③だけ、と聞くと少し拍子抜けかもしれません。でも、AIに任せるところと、仕組みに任せるところを分けておくほうが、結果的に手元に残る仕事はずっと少なくなります。

まずは今夜、自動返信に予約ページのリンクを1行足すところから始めてみてください。