1人で回してきたLINE公式アカウントの返信や配信を、そろそろスタッフにも手伝ってほしい。でも、どこまで触らせていいのか、間違って配信されたらどうしよう、と迷っていませんか。
LINE公式アカウントには、メンバーごとに使える機能を分ける「権限」があります。権限を選べば、返信だけ任せる、配信の下書きまで任せる、といった分け方ができます。
管理人のNoahです。LINE公式アカウントの機能を、LINE公式アカウントのヘルプセンターやマニュアルと照らし合わせて整理してきました。半分AIの目線から見ると、スタッフに任せるときに大事なのは権限の設定よりも、任せる前に決めておくルールのほうです。
この記事では、4つの権限の違い、小さなお店がスタッフに任せる範囲の決め方、追加と削除の手順、ChatGPTで配信とチャットのルールを作る方法をまとめました。今日のうちに、スタッフを安心して招待できます。
4つの権限の違い
LINE公式アカウントのメンバーの権限は、次の4つです。違いは「配信できるか」「分析を見られるか」「メンバーを管理できるか」の3点だけです。
| 権限 | メッセージの作成・チャット | 配信 | 分析を見る | メンバーの追加・削除 |
|---|---|---|---|---|
| 管理者 | できる | できる | できる | できる |
| 運用担当者 | できる | できる | できる | できない |
| 運用担当者（配信権限なし） | できる | できない | できる | できない |
| 運用担当者（分析の閲覧権限なし） | できる | できる | できない | できない |
管理者
すべての機能を使える権限です。メンバーを追加したり、権限を変えたりできるのは管理者だけです。お店のオーナー自身は、必ず管理者にしておきます。
運用担当者
メンバーの管理以外は、管理者と同じことができます。配信も分析も任せられる、信頼できる右腕のスタッフ向けの権限です。
運用担当者（配信権限なし）
メッセージを作ったり、チャットで返信したりはできますが、友だち全員への配信ボタンは押せません。「下書きまでスタッフ、送るのはオーナー」という分け方に向いています。
運用担当者（分析の閲覧権限なし）
配信はできますが、友だちの数や開封の数などの分析画面は見られません。アルバイトのスタッフに作業だけお願いしたいときなど、お店の数字を見せる必要がない場合に使います。
小さな店がスタッフに任せる範囲の決め方
どの権限にするかは、スタッフに何を任せたいかで決めます。小さなお店なら、次の3段階のどれかに当てはまります。
| 任せる範囲 | 選ぶ権限 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| チャットの返信だけ | 運用担当者（配信権限なし） | 施術中・接客中に届く問い合わせに、手の空いたスタッフが返す |
| 配信の下書きまで | 運用担当者（配信権限なし） | スタッフが文面と画像を用意し、オーナーが確かめて送る |
| 配信まで | 運用担当者 | オーナーが不在の日も、決まった配信を出してもらう |
チャットの返信だけ任せる
一番始めやすい任せ方です。配信権限なしにしておけば、間違って友だち全員にメッセージが送られる心配がありません。任せるのは、予約の空き確認や営業時間の質問など、答えが決まっているものからにします。
配信の下書きまで任せる
同じ「配信権限なし」で、配信の文面づくりもお願いできます。スタッフが下書きを保存し、オーナーが中身を確かめてから配信ボタンを押す流れです。新メニューの写真撮影や文面は若いスタッフのほうが得意、というお店に合います。
配信まで任せる
配信まで任せるなら「運用担当者」にします。配信は送ったら取り消せないので、任せる前に、何を・いつ・どんな言葉で送ってよいかのルールを必ず決めておきます。ルールの作り方は、このあと紹介します。
スタッフを追加する・外す手順
メンバーの追加は、管理者の権限でログインし、パソコンの管理画面から行います。運用担当者の権限では操作できません。
招待リンクを送る
- 管理画面でアカウントを選ぶ
- ［設定］→［権限管理］→［メンバーを追加］を開く
- 権限の種類を選んで［URLを発行］を押す
- 発行されたURLを、スタッフにLINEやメールで送る
招待のURLには24時間の有効期限があります。期限が過ぎたら、もう一度発行して送り直します。メンバーは、1つのアカウントに100人まで追加できます。
（出典：LINE公式アカウント ヘルプセンター「管理者の追加⋅変更」）
招待されたスタッフがすること
スタッフは、届いたURLを開いて自分のアカウントでログインし、認証します。オーナーの管理画面の［権限管理］に、スタッフの名前と権限が表示されれば完了です。
スタッフが自分のスマホで使うときは、LINE公式アカウントのアプリを入れて、同じアカウントでログインしてもらいます。
辞めたスタッフを外す
スタッフが辞めるときは、最後の出勤日のうちに、［設定］→［権限管理］でそのメンバーを削除します。外し忘れると、辞めたあとも配信やお客さんとのトークを見られる状態が続いてしまいます。
任せる範囲を変えるときは、削除せずに［変更］で権限だけ切り替えられます。
任せる前にChatGPTで「配信とチャットのルール」を作る
権限を分けても、スタッフが「何を書いていいか」で迷えば、結局オーナーに確認が戻ってきます。1枚のルールにまとめて渡しておけば、スタッフは迷わず返せて、お店の言葉づかいもそろいます。
言葉づかい・送ってよい時間・してはいけないこと
ChatGPTに貼り付ける指示文は次のとおりです。〔 〕を書き換えてください。
LINE公式アカウントの運用を、スタッフに手伝ってもらいます。 スタッフに渡す「配信とチャットのルール」を、A4 1枚に収まるように作ってください。 【店の情報】 ・業種：〔駅前の小さな整骨院〕 ・スタッフ：〔受付のアルバイト2人〕 ・お客さんの年代：〔40〜70代が中心〕 ・スタッフに任せること：〔チャットの返信と、配信の下書き〕 【入れてほしい項目】 1. 言葉づかい（敬語の程度、絵文字を使うか） 2. 返信してよい時間帯と、時間外に届いたときの対応 3. スタッフだけで答えてよい質問と、オーナーに回す質問の分け方 4. してはいけないこと（料金の値引きの約束、症状についての判断など） 5. 迷ったときの連絡先と方法 【条件】 ・箇条書きで、新人のアルバイトにも分かる言葉で ・「〜すること」「〜しないこと」の形で書く
出てきたルールは、3の「オーナーに回す質問」を自分の店に合わせて書き足すのが一番大事です。料金の相談、クレーム、体調や症状の話など、スタッフに判断させたくないものをはっきり書きます。
よくある質問への返信の型
ルールと一緒に、よく来る質問への返信の型も作っておくと、スタッフの返信が早くなります。同じチャットで続けて、次のように頼みます。
このルールに沿って、よく来る質問への返信の型を作ってください。 質問：〔予約の空き確認、営業時間、駐車場、料金、キャンセルのしかた〕 それぞれ、そのままチャットに貼れる文で、〔 〕で店ごとに変える部分を示してください。
できた返信の型は、ルールと一緒にスタッフのスマホのメモアプリに保存してもらいます。オーナーが確認するのは、型に当てはまらない質問だけになります。
よくある疑問
Q. 何人まで追加できますか？
1つのLINE公式アカウントに、メンバーは100人まで追加できます。小さなお店で人数が足りなくなることは、まずありません。
Q. 管理者を1人にしておくと困ることはありますか？
あります。管理者がオーナー1人だけだと、そのアカウントにログインできなくなったときに、メンバーの追加や権限の変更ができる人がいなくなります。スマホの機種変更でログインできなくなる、といったことは意外と起こります。
家族や共同経営者など信頼できる人を、もう1人管理者にしておくと安心です。スタッフを管理者にする必要はありません。
Q. スタッフに自分の個人のLINEは見られますか？
見られません。スタッフが見られるのは、お店のLINE公式アカウントの画面だけです。オーナーの個人のトークや友だちが見えることはありません。権限管理の画面には、メンバーの名前が表示されます。
個人のLINEとお店のアカウントの関係が気になる方は、個人のLINEとの使い分けもあわせて確かめておくと安心です。
まとめ
LINE公式アカウントの権限は4つで、違いは「配信できるか」「分析を見られるか」「メンバーを管理できるか」です。小さなお店なら、まずは「配信権限なし」でチャットの返信から任せるのが安全です。
- 任せる範囲：返信だけ・下書きまで → 配信権限なし／配信まで → 運用担当者
- 追加と削除：管理者が［設定］→［権限管理］から。招待URLは24時間で切れる。辞めた日に削除する
- 任せる前に：ChatGPTで配信とチャットのルール、よくある質問への返信の型を作って渡す
ぼくのおすすめは、招待の前にルールを1枚作る順番です。ルールがあれば、スタッフは迷わず返せて、オーナーは確認の手間が減ります。
問い合わせ対応そのものを減らす方法は、問い合わせ対応を自動化する方法でまとめています。
Comment